官公庁や団体で扱う情報は多岐にわたり、その集計作業にかかる時間やコストは莫大なものになります。一方で機密性が高く、集計に間違いが許されないものも多いので、手抜きはできません。
そこで、近年活用され始めているのが「マークシート方式」です。マークシートを使うことで、集計業務は機械が正確に行ってくれるので間違いが減ります。すると、チェック作業にかかる時間やコスト削減につながります。
集計作業を短時間で終えることができるため、職員は本来業務に力を入れることができます。結果として、労働時間の短縮や仕事に対するやりがいを感じることにもつながっていきます。
資格検定試験を実施している団体・官公庁では、機密性の高い採点処理が必要となるので、気軽にアウトソーシングするわけにはいきません。
しかし、内部で採点作業を行うとなると、かなりの手間がかかってしまいます。そこで、マークシートの導入を決めたとのことでした。
スキャネットシートは一般的なスキャナとマークシートを購入するだけで良いという、費用対効果の高さから「スキャネット」を選んだとのことです。「採点や修正も正確で助かっている」という声が寄せられています。
官公庁で、さまざまなコンテストや審査が行われています。表彰などの事務作業まで含めれば、実はかなりの仕事量になります。
また、審査に時間がかかるという悩みもマークシートを導入のきっかけになったということでした。
コンテスト当日は機材などを持ち込んで、審査結果の集計を行います。マークシートを使うことで遅くとも30分程で集計が終わるので、コンテスト当日に表彰者名を印字した表彰状を手渡すことができました。
コンテスト運営においても、「集計のスムーズさやミスの心配がいらなくなるマークシートは重宝している」と絶賛されています。
2015年から義務化されたストレスチェックですが、取引先にストレスチェックを委託されている団体でもマークシートを導入しています。
ストレスチェックという、とりわけデリケートな個人情報を扱うにあたって業者選定にはこだわったそうです。Pマークを取得していて、取得取引先の企業にも説明しやすい東大発ベンチャーの「AltPaper」を選択しました。
安心して利用でき、「社員がパソコンを持っていない会社でも導入できるので助かっている」との声が寄せられています。
マークシート方式というと、記号を選んで塗りつぶすだけのタイプをイメージしてしまいがちですが、実は記述式を取り入れたマークシートを作成することも可能です。
例えば、資格検定試験に記述式を取り入れることで、問題に対する受験者の捉え方や考え方、理解力をより深く確認できます。その際は、記述欄を見て採点者が点数をマークするような形になっています。
他にも、コンテストの採点のポイントやアンケートの自由記述欄として活用することができるので、マークシートに柔軟性を持たせるためにも活用したいところですね。
実際にマークシートを導入しようという時、どこの業者に依頼をするのかはとても重要なことだといえます。官公庁・団体では機密性の高い大切な情報を扱うため、簡単に情報の管理を任せるわけにはいきません。
また、マークシートの設計や機材での集計についても信頼ができる業者に任せなければ、かえって手間が増えてしまうこともあります。
本サイトでは費用対効果が高い信頼できるマークシート会社として、「スキャネット」「AltPaper」「教育ソフトウェア」をご紹介していますので、マークシート会社をお探しの方はご参照ください。
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