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名刺に記載された文字データをOCRエンジンで認識し、データ化して一元管理することを目的として開発されたやさしく名刺ファイリング。受け取った名刺を企業全体の財産として、企業内に所属する全員で名刺データを共有できるシステムが構築されています。その特徴やメリット、動作環境について見ていきましょう。
| 費用 | 1ライセンス：8,580円 5ライセンス：33,000円 |
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やさしく名刺ファイリングの特徴は、人からもらった名刺を読み込ませるだけで簡単に名刺に記載された内容をデータ化してしまえる点です。高い識字率を達成するために工夫を凝らして開発されたOCRエンジンで、名前から住所、社名、メールアドレスといった名刺に記載されたすべてのデータを読み取ります。スピーディなスキャンを経た名刺データは、それぞれの項目ごとに情報を自動で振り分けて、ExcelデータやCSVデータとして一元管理されます。
やさしく名刺ファイリングは4か国語の名刺に対応しているため、海外の取引先から受け取った名刺も瞬時に言語を判読し、データ化可能。ソフト独自のネットワークを利用して、個人だけではなく企業内で名刺データを共有することができます。この際、部署別・プロジェクト別といったように、複数のPCで名刺データベースを共有できるなど、多くのビジネスシーンで活用できるよう配慮されています。
やさしく名刺ファイリングに保存された名刺データは、PCにアクセスすることのできない外出先でもデータベースを閲覧することができます。同ソフトと連駅することでのきる「名刺ファイリングCLOUD」を利用すれば、PC内にあるスキャン済みの名刺データと同期して、スマートフォンやタブレットから名刺データベースを閲覧できるのです。無償の専用名刺ビューワーアプリに名刺を転送する機能も利用できるため、社内にいる社員と社外にいる社員、どちらも必要なタイミングで情報を検索できるのです。
電子化された名刺データは、表計算ソフト用のデータとして出力できるほか、宛名印刷を行うときのデータやメール配信を行うときのデータとして活用することも可能。様々なアプリケーションと連携して利用できるため、業務を効率化させられます。企業の規模が大きくなった場合や、人が多くて名刺データが上手く整理できていないという場合に大きく役立つでしょう。データベースは保護・閲覧制限・アクセスログ機能も搭載されているため、セキュリティ面のリスクも目立ちません。
やさしく名刺ファイリングには、名刺データをさらに有効活用するための有料オプションメニューも用意されています。例えば名刺をスキャンして登録した際に、正確にデータを認識できなかった名刺データを国内のオペレーターに転送するというものがあります。やさしく名刺ファイリングの開発元であるNTTデータに所属するオペレーターが人の目で誤読データを訂正し、クリーンデータ化するため、わざわざ利用者が人の目で確認・訂正する手間が省けます。
また、外部サービスと連携して名刺データをアップロードするオプションもあり、NTT東日本・西日本などが展開するクラウドサービスにデータをアップロードしてさらに業務の効率化へ繋げることも可能。登録可能な名刺データの上限をアップさせるオプションもあるなど、利用状況に応じてかゆいところに手が届くサービス内容が用意されているのです。
個人で名刺を管理するのに利用していますが、非常に便利で重宝しています。iphone端末とPCとで連携できているため、外出先でも便利に活用しています。気になる点はスマホ版とPC版では検索のやり方が異なるため、それに慣れるまでに時間が少しかかった点くらいです。
やさしく名刺ファイリングPROの動作環境は以下の通りです。
| OS | Windows 10 Enterprise/Pro、Windows 8.1/Enterprise/Pro、Windows 7 Enterprise/Ultimate/Professional/Home Premium/Starter |
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| CPU | 対応OSが正常に動作する機種 |
| メモリ | 1GB以上 |
| ストレージ | 必須空き容量650MB以上 |
株式会社NTTデータNJK
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