DocuWorks

DocuWorks は「電子のデスク」をつくり上げることをコンセプトとして開発された、OCRソフトです。文書だけではなく画像ファイルなど、さまざまな情報を電子データとして保存し、快適に情報を管理・活用することが可能。DocuWorks の特徴や価格をご紹介します。

ソフトの料金

費用	クライアントライセンス1：17,380円

ソフトの特徴

書類を完全に電子データへ変換

業務でよく使用される文書や書類データを、完全に電子データへと変換してしまうというのがDocuWorks のコンセプトです。スキャナで取り込んだ書類は、単なる文字データとしてではなく、紙に記された通りのデータとしてPC上にデータ保存することが可能。例えば書類に印刷されている写真は画像データとして、記された文章は文字データとして丁寧に区分されながらPC内に取り込まれます。スキャン後にPCを開けば1枚ずつ並べられた状態で、封筒からポスター、明細書までさまざまな書類が実物そのままの姿で再現されるのです。

現実のデスクの上に積み重ねられた書類や、棚に並べられた書類たちが、まさにデータとしてPC内にフォルダ分けされて保存されます。まさに「電子の机」と呼べるデータをつくり出すことで、重要な書類を区分したり、必要なデータだけを簡単に取り出したりコピーしたりといった作業が効率化するのです。PC内に保存された文書データは「束ねる」「ばらす」といったファイル単位での編集を行ったり、ネットワーク上にあるフォルダへのリンク設定を行ったりなど、いろんな意味で融通の利く操作性が用意されています。

他形式やデバイスと通信可能

DocuWorks を利用して電子データとして保存される文書は、他のユーザーに受け渡したり共有したり、他のデバイスに送信したりといった様々な活用方法が可能です。例えばDocuWorks の開発元と同じ富士ゼロックス製の複合機でファクス文書を受信した場合、スキャンした紙文書をデスク上のPC内にあるDocuWorks へ自動転送することができます。これにより、ファクスで送られてきた内容が即座にデータ化され、ペーパーレスでの業務をサポートします。

受信だけではなく、DocuWorks から直接ファクス送信することも可能です。わざわざファクス文書をプリントする必要がないため、印刷用紙を削減することもできるでしょう。PDFからドラッグ＆ドロップで簡単にDocuWorks に変換したり、モバイルアプリと連携して外出先でもファイルの閲覧や移動をしたりといった操作が可能な点も魅力です。

自動でファイル振り分けや出力

電子データに変換した文書ファイルは、ユーザーの意図した通りの設定で管理・活用するために自動で振り分けることができます。ユーザー定義のプロパティやカスタムプロパティを通して、データごとに必要な属性を付与することで、スキャンした文書を各ファイルに区分したり、重要度をつけたりといった機能が利用できるのです。例えば請求書データは請求書フォルダに、お知らせや案内はまた別のフォルダに…といった振り分けが自動で行われます。

属性の入力作業もDocuWorks は非常に簡単で、ページをめくる感覚で内容を確認しながらサクサクと属性を入力できます。マウスで指定した領域部分のOCRにより、属性の入力を短縮することも可能。必要に応じてデータをCSV形式に出力するなど、実に汎用性の高い機能を持っています。

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導入事例

紙文書のストレスがなくなった

設計書や帳票といった紙文書を多く扱う業務です。管理棚までわざわざ文書を探しに行き、地道にページをめくって確認するという作業を行っていましたが、DocuWorks を導入してからは自席に座りながら簡単に欲しい情報を検索できるようになりました。ワークフローの途中で書類を紛失するといったリスクも減ったのが嬉しいです。

紙で出力する必要がなくなった

複合機に直接データが届いたり、FAXとスキャンデータを紙出力を行わずに確認できたりする機能により、わざわざ紙で文書を出力する必要がなくなりました。必要なデジタルデータを1つのファイルにまとめて可視化できるため、運用も早くなりました。

DocuWorksの動作環境

DocuWorksの動作環境は以下の通りです。

OS	Windows 10 (32ビット)/Windows 10 (64ビット)/Windows 8.1 Update (32ビット)/Windows 8.1 Update (64ビット)
CPU	1GHz以上
メモリ	32ビットの場合1GB、64ビットの場合2GB以上
ストレージ	必須空き容量1.7GB以上