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こちらのページでは、大学などの出席管理にマークシートを取り入れている具体例や、そのメリットについて紹介しています。
かつて、大学の出欠確認といえば、大きな講義講堂で点呼していくというやり方でした。そのため、他人に出席の返事をしてもらう「代返」などを立てておくだけで、授業をサボることが比較的簡単にできてしまいました。
この問題を受けて、現在では、ICカードを用いた出席管理システムを導入する大学もあります。しかし、それでも表面化した弱点があり、新しくマークシートでの出席管理が注目されているのです。「ICカードの弱点」と「マークシートを活用するメリット」について、詳しく見ていきましょう。
ICカードを用いた出席管理システムによって、学生は出席をごまかすことは難しくなりました。一方で、手書きの帳面時代にはなかった別の問題が出てきました。ICカードによる出席管理システムは、仕組みが複雑で、操作が難しいのです。
理工系などの教職員の中でも、使いこなせる方とそうでない方に分かれてしまい、使いこなせない教職員は、多機能で操作が難しいと感じ、昔ながらの点呼方式に戻してしまうことがあるのだとか。また、データを管理する事務職員がこのシステムを使えなければ、集計に時間がかかってしまうという問題があります。
せっかく高価で高機能なシステムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。
素早い集計や代理出席防止といったメリットがあるシステムとして、マークシートが注目を集めています。複雑な操作は不要で、事務レベル程度のパソコンスキルがあれば操作は簡単。集計作業の時短もできますし、スキャンすれば自動的にデータ化されます。ICカードを導入したときと同じメリットを得ることができます。
さらに、マークシートは、カスタマイズが可能だという点も魅力のひとつ。出席管理でマークシートを利用するときのおすすめは「筆跡確認」の機能をつけることです。過去のデータから筆跡が一致しているか判断してくれるので、授業の代理出席の防止に効果があります。
また、「回答欄」をつけたマークシートを作成し、授業評価の投票を行うこともできます。小テストの回答用紙と出欠管理を組み合わせるといったことも可能です。このように、マークシートはただ塗りつぶすだけではなく、カスタマイズすることによって、さまざまな場面で活用できるのです。
マークシート方式の出席管理システムを提供している会社は複数ありますが、それぞれに特長がみられます。
ここでは、「コストダウン＆効率化に適したマークシート会社BEST5」に掲載の上位3社のなかから、公式HPに出席管理について触れている「スキャネット」と「教育ソフトウェア」の導入事例をご紹介します。（2021年11月時点）
ある大学での導入事例です。
ちなみに、スキャネットシートと呼ばれるマークシートにはOMRなどの読み取り専用機が不要で、事務用の複合機やスキャナがあれば使える点も特長のひとつです。
さらに、対応シートを使うことで、記入した氏名の筆跡を比較できるため代返を見破れる可能性が高いだけでなく、学生が心理的に代返をしにくくなるという抑止効果を得ることもできます。
こちらも大学での導入事例です。
現在、出席管理と成績管理は学校向けマークシートシステムの定番となっています。その理由は、導入することにより時間や手間が大幅にカットできるからです。
学籍番号を扱えるマークシートを導入すれば、学生1人ごとにマークシートを配る必要がなくなります。数枚のマークシートを回して記入してもらい、回収した用紙をスキャンするだけですから、紛失などのリスクも抑えられます。
また、採点などの成績管理まで行いたいのなら、大人数のデータを素速く処理できる専用OMRを使ったマークシート処理システムがおすすめです。
大学のような教育機関では、生徒の出席の把握が重要です。しかし、出席管理にリソースを割くと本業の教育そのものに支障をきたしかねません。そこで、出席管理ソフトを扱う一部の業者をご紹介します。
スキャネットは出欠確認だけではなく、様々なソフト・サービスが用意されています。それだけ高い技術力を持っていることになりますが、基本はスキャンによる対応です。スキャンするだけで、データをまとめることができます。
高い技術力と使いやすさの両立を目指している業者なので、人力では困難なこともコンピューターを駆使した「簡単に」使える設計を利用できるのがメリットです。
実際、出席管理ソフト「出席管理くん」も、出席管理用のマークシートを配布して生徒に名前や学籍番号を記入してもらったものを回収、スキャニングするのみです。あとは自動でデータを集計してくれるため、手間がかかりません。
スキャネットのシートは種類が200以上あります。定番のシートから希望してデザインも選べるのが魅力です。用途に合ったシートが豊富に用意されいるので、自分の職場で使いたいシートも見つかるでしょう。
スキャネットは様々なニーズを把握したうえでテンプレートを用意していますが、テンプレート以外の独特のニーズにも対応してくれる点が特徴です。まずは一度「こういうシートを利用したい」と相談してみるのが良いでしょう。実績があるからこそ、ニーズをくみ取った提案をしてもらえます。
東京工業大学では出欠確認において、スキャネットを導入しています。それまでは人力でチェックしていたことから、出欠確認だけで長時間が必要となってしまっていたようです。毎週講義が行われて溜まっていく一方だったとのことですが、スキャネットを導入後は学籍番号等の管理が容易になったとのこと。出欠確認のリソースが軽減したことから、授業等にもより力を入れられるようになったそうです。
教育ソフトウェアは、OMRに対して強いこだわりを持っています。マークシート読み取り専用器なので少々費用がかかりますが、精度の高さを求める職場の味方となってくれるでしょう。ミスの許されないデータ抽出において、実力を発揮します。
特に教育関連に関しては、精度が求められるデータも珍しくありません。一つのミスが生徒の成績や将来を左右すると言っても過言ではないだけに、正確な情報を求めているのであれば検討を考えて良いでしょう。
「教育ソフトウェア」という名称からも分かるように、教育ソフトウェアは教育現場が役立つシステム・サービスを多数用意しています。出欠関連のみならず、他の用途と組み合わせることで細かいニーズに対応したり、あるいはアイディア次第で教育現場で役立つ情報収集を可能にしたりできるのがメリットです。
教育現場の場合、生徒と教師・教授の関係を前提にしたデータ収集が求められます。出欠はもちろん、講義のアンケートや理解度の確認など、正確性が求められるデータ収集も珍しくありません。教育ソフトウェアであれば、それらを簡単に集めることができるでしょう。
教育ソフトウェアはISO/IEC27001:2013（JIS Q 27001:2014）情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）を取得しています。ISOもISMSも、情報セキュリティの実行を徹底していなければ取得できません。この点からも、安心して任せられる業者であることが分かります。
データ収集において力になってくれたとしても、情報漏洩が起きてしまっては信頼性を失いかねません。その点、教育ソフトウェアは情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格を取得していることからも、安心感があります。営業に携わる全社員が「情報処理技術者試験資格」を取得している点も特徴です。
明治学院大学は、2013年度より授業評価アンケートにおいて教育ソフトウェアを採用しているそうです。出欠はもちろんですが、担当教員に対してのニーズ等も収集できるとのことで、好評を博しています。特に、作業に間違いがない点や要望通りの報告書に対しての評価が高いようです。
参照：教育ソフトウェア公式（https://www.kyoikusw.co.jp/case-study-200004/）
ジイズスタッフは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会によるプライバシーマーク認定を受けている事業者です。データを扱う以上、漏洩は避けなければなりません。ジイズスタッフはプライバシーマーク認定業者として、情報を丁重に扱ってもらえます。情報がどれだけ大切な物なのかを理解すると共に、お客からの信頼のために必要なものであることを認識している業者なので、安心して依頼できるでしょう。
ジイズスタッフはマークシートからアンケート調査、試験採点や選挙集計、ストレスチェックなど様々なサービスを提供しています。これらの根底にあるのは、高い技術力です。ジャンルが異なるように思うかもしれませんが、データをスキャンし、入力・集計するという点において様々な形でサービスを提供しています。
それぞれのジャンルで得たノウハウを多ジャンルにおいても上手く活かしているため、実績は申し分ない業者だと考えて良いでしょう。
ジイズスタッフは様々なサービスを提供していますが、公式ホームページによると多数の実績があるとのこと。これまでの実績をもとにしたサポートを受けられるでしょう。
出席管理ソフトを提供している業者をいくつか紹介しましたが、これらの業者に共通しているのは、高いクオリティと信頼感です。出欠は、講師もそうですが生徒にとっても重要なものです。出欠によって単位の取得、ひいては将来が変わると言っても過言ではないだけに、講師側としても責任があります。
だからこそ、信頼できる出席管理ソフトの導入が求められますが、それぞれ特徴が異なります。そこで、どのような機能を求めているのかや費用などを比較してみると良いでしょう。効率化やコストはもちろん、対応してもらえる幅やフォロー体制なども見て検討してみてください。
引用元：スキャネット公式HP
（http://www.scanet.jp/）
引用元：教育ソフトウェア公式HP
（http://www.kyoikusw.co.jp/）
【調査対象】
2023/5/8時点、Google検索で「マークシート 導入」と調べ、検索結果に表示された上位50社を選出。
【選定基準】
その中でマークシート、集計/採点用ソフト、読み取り機の金額が明記されている2社をピックアップ。
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