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業者委託

こちらのページでは、マークシートの作業を外部業者に委託した場合の流れや、気をつけておくべき点などについてご紹介します。

手間のかかるマークシートの作業を、業者に委託する!

試験やアンケート、各種調査などを実施する際、規模が大きくなればなるほど、準備が大変ですよね。実施したあとの集計やデータ化も、時間と手間が比例して必要になります。

最近では、自前かつ低コストで、マークシートを導入できる環境が整ってきているとはいえ、それでも「他の業務に差し支える」「結果の正確性に不安がある」といったケースも、少なくはないでしょう。

そんな時は、専門業者に委託(アウトソーシング)するのがオススメです。

業者委託の流れ

「アウトソーシングをする」と決めたまではよいのですが、アウトソーシングの流れがいまいちわからない。そんな方は、次の項目をチェックしてください。
業者によって多少の違いはありますが、一般的な例をご紹介します。

(1)打ち合わせ~用紙デザイン

アウトソーシングする業者が決まったら、まず、マークシートを実施する目的・規模・日時・頻度などを相談します。

この段階で、専用の用紙を作成するか、既存品の流用かを決めます。用紙をオリジナルで作成する場合は、当然そのデザイン・レイアウト案を打ち合わせのうえ、制作・確認・印刷・動作確認といった作業がプラスされます。その場合、打ち合わせにかかる期間を、1週間程度は見ておくべきです。

(2)試験・アンケートなどの実施

業者に用意してもらったマークシート用紙を使い、試験やアンケートを実施します。

この際、業者が立ち会うか否かはケースバイケースです。どちらかといえば、立ち会うケースは少ないのだそう。回答者には、マークシート用紙に汚れや折り曲げなどがないよう、周知を徹底しましょう。

(3)読み取り・集計を依頼

回収したマークシート用紙を、業者に届けます。持参するのか、輸送なのか、特別便を使うのかなどについては、業者によってさまざま。事前に確認しておきましょう。

そのあと、マークシートの読み取り作業にかかる日数もまた、業者次第ですが、目安として10万枚で3日程度と見積もっておきましょう。単純な集計に加え、そこからさらに分析などを依頼する場合はプラス1日~3日程度の期間を確保しておいたほうがよさそうです。

マークシートの作業を業務委託するメリット・デメリット

マークシートを業務委託するとコストカットにつながり、サービスの向上、業務の効率化も図れます

しかし、イレギュラーで複雑な業務はアウトソーシングには向かないので、メリット、デメリットを見てから委託するかどうかを決めましょう。

マークシートを業務委託することで得られるメリット

サービスや業務の向上

受注業務をマークシートで行っているメーカーが業務委託すると、24時間受付可能になりしかも完全自動化が実現できます。

オペレーターを置く必要もなくなり、受注確認書も自動的に返送してくれます。

通信販売会社でも同様、購入受付やカタログ送付受付を24時間自動対応することができるようになり、顧客へのサービス向上につながります。

派遣会社ではスタッフの勤怠データを24時間自動受付することができ、しかも給与システムと連動させ給与計算もリアルタイムで終わらせることが可能です。

アウトソーシングしたほうがコストカットにつながる

専門のオペレーターを置く必要がなくなり、受注入力業務、採点業務をするスタッフの業務軽減により人件費のコストカットにつながります。

業務の簡易化、自動化による正確性の向上によって、ミスによるロスも減らすことができます。マークシートの入力作業を正社員がやっている会社では、正社員をもっと事業のコアな業務に集中させることで機会損失をなくし、事業を躍進させることにもつながっていきます。

入力などの単純作業専門のアルバイトを雇う必要もなくなり、それによる採用人事関連のコストカットが実現でき、アルバイト費用ももちろん発生しません。さらに作業スペースも必要なくなり、それに関連する事務用品もいらなくなるため固定費などの経費も浮かせることが可能です。

アンケートの場合、そのデータ集計だけではなく分析までやってもらえます。専門家による分析を行ってもらえるので、社内に統計などの知識のある社員がいなくてもきちんとした分析ができ、結果を活かせます。

マークシートを業務委託する場合のデメリット

複雑な業務やイレギュラーは難しい

個別に処理が必要な部分は業務委託に向きません。いちいち確認が必要になり、エラーも多いので自動化やアウトソーシングに不向きです。それでもやろうとすると、導入までに時間がかかるのと委託費用の上乗せが必要です。 常にイレギュラーがあるような場合にも、即座に対応してもらうことは難しいです。双方の円滑なコミュニケーションが求められます。

業務委託するとコストがかかることもある

マークシートの業務委託と言っても、どこまで依頼するかによって料金は違ってきます。アンケートであれば分析までやってもらうと料金は上がりますし、マークシート自体を作るところから依頼すればもっと跳ね上がります。

コストカットしたいのであれば自分たちでどこまでやるのか、業務委託費用と現在のコストをよくよく見比べて依頼する必要があります。固定費を削減するという目的で業務委託するのはいいですが、余剰人員、スペースがあればそれをわざわざ持て余す必要はありません。

アウトソーシングすると決めたら、その分だけ人を減らしたりする必要があるということであり、それができないのに業務委託してしまったら人員が余ってしまうだけです。

業務委託したほうがいい場合としないほうがいい場合

業務委託は個人での作業が難しかったり単純作業を外注したいときに

業務委託してもコスト的にメリットが出るような単純作業は、社員の負担を減らし余計な経費や人件費をなくすことができます。また、より専門的なマークシート業務である場合はその道のプロであるアウトソーシング会社に任せたほうが失敗しません。

せっかくアンケートを実施したのに結果を活かせずに終わるということがないようにするには、マーケティング会社に任せるなどしたほうが無駄になりません。

より複雑で余力ある場合は個人で実施

独自のノウハウがありそれを知っていないと処理が難しかったりする場合には業務委託するよりも個人で済ませてしまったほうが早いですし、追加費用など余計な費用が発生しません。また、人員も事務スペースも減らせないということであれば社内の労力をフルに使うに越したことはありません。

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