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個人情報管理

マークシート

2005年4月1日から施行された「個人情報保護法」によって、住所や電話番号などの個人が特定されるような情報は厳密な管理が必要となりました。
昔は卒業アルバムに個人情報が掲載されていましたが、紙の資料はすべて破棄しなければならなくなったのです。

ただ、その情報を悪用される可能性を考えると、管理を怠った場合のリスクは計り知れません。安全かつ合理的に管理するために、マークシートを使って業務効率化を進めましょう。
ここでは、個人情報管理にマークシートを導入するメリットを6つご紹介します。

1.デジタルマーク・チェックマークなど広範囲に対応

マークシートと言えば楕円形や長方形に塗りつぶすイメージですが、マークシートの種類によってはデジタル数字(デジタル時計のような「日」の字の形をした数字)やチェックマークの読み取りも可能になっています。
チェックマークを読み取れるマークシートなら、塗りつぶすよりも回答者のストレスが少なく、これまで協力してもらえなかった人にも回答してもらえるようになるでしょう。
また、デジタルマークへの対応は、社員番号・価格・電話番号・勤務時間・学籍番号などのさまざまな数字を認識することにより、情報管理の合理化につながります。

2.作成から集計までアウトソーシングもできる

このようにマークシート導入により作業効率は高くなりますが、シート数が多ければそれでも負担になる場合も。そんなときは、アウトソーシングを依頼するという方法もあります。
「内部の個人情報を漏洩することになるのでは…」そんな心配も持たれがちですが、信頼できる業者に任せれば外部へ漏洩することはありえません。
無料のサンプルやカタログを取り寄せて、その内容を確かめてみてください。

3.業務の時間を短縮できる

スキャナでマークシートを読み取ったあとは高速処理するため、効率良く情報を反映させられます。
正しい情報が記入されているか、入力漏れがないか…確認するだけでも従来の作業では時間を取られてしまいますが、マークシートならその心配はありません。
集計や分析もすぐにできるため、わずらわしさから解放してもらえます。

各種評価のデータや進路調査などで、個人情報の管理に追われることもなくなるでしょう。事務作業の負担を減らせるため、教育や医療現場で本来の業務が滞ることもありません。

4.初心者でも簡単!表やグラフまで作成可能

エクセル入力から始まって印刷する段階まで考えると、情報が多ければ多いほどそれを処理するための人手は欠かせないものです。
修正しなければならない場合、再び印刷資材や人件費の経費が発生します。
マークシートを導入すれば、その内容はスキャナや複合機で読み取りデータとして簡単に出力可能。パソコンの操作が苦手でもすぐに慣れます。また、わからなくなった場合でも無料のサポートを利用できるでしょう。

またアンケート対応のソフトを使えば、表やグラフ・分析レポートに至るまで、誰でもすぐ作成できるようになります。

5.低コストで管理できる

マークシートの読み取り方式には、専用の機器「OMR」を使用する方法と、スキャナを使う方法があります。
スキャナで読み取る方式であれば、専用のシートや読取りソフトを購入するだけなので、OMRを導入した場合の費用よりもはるかに安くなります。

もしスキャナがない場合でも、毎分25枚・50面に対応したスキャナもおよそ46,000円から買うことができるため、長期的にみれば充分コスト削減できるでしょう。

6.封筒に入れて郵送することも可能

「マークシートは郵送できない」と思っている方もいるかもしれませんが、A4サイズの三つ折りに対応したシートなら封筒に入れることも可能です。
これなら50問4択や30問5択までのアンケートも作ることができ、全国どこにでも送ることができます。

実際にマークシートを導入した事例を紹介!

中学校の生徒・教員・保護者・運営協議会アンケートで

学校

同じ設問に対して、4者それぞれの立場から回答してもらうアンケートにマークシートを活用。
現状に対する問題点と向き合い、お互いの受け止め方の違いを認識するために続けていたものですが、マークシートを導入したことで手作業の集計がなくなり楽になりました。

記述式の回答は、コメント原文を冊子の資料として公開しています。学校評価の結果をグラフで表示できるため、それを見て出席者と意見を交換しあったり、教員が新学期に向けての指針や目標を立てるときの参考にすることもできます。

大学の小テストに導入。1時間で採点が終わる

30人~40人のクラスで小テストを行うと、収集から採点して返却まで半日以上必要になったりもしますが、マークシートを使うと1度に記録まで済ませられるためとても便利です。 100人の授業でも1時間あれば採点を終えられるし、データ化も10分かかりません。

イベントでの検定に利用し、便利さを実感

受験者総数約1,000人の検定で、マークシートによる解答を利用しました。集計や採点によるタイムロスもなく、スムーズに進行することができました。 広いスペースを用意する必要もないため、設置も簡単です。来年の検定にも利用するつもりです。

また、検定の運営費用対策として、基本的な無料読み取り採点ソフトを使ったことがあります。本番前に繰り返しテストをして問題ないことを確認していましたが、正確さと早さを考えるとても効果が高いです。

紙のストレスチェックシートもすぐにデータ化できる

紙のシートでもデータ化する作業が早く、オンライン以外のお客さんにも対応できるようになりました。紙とWEBの両方を利用していますが、紙のほうが回収や回答率が高いという驚きの結果になっています。

健康調査の問診票に導入して素早く対応

うちの病院では健康に不安のある人へ問診票を配布し、病気の早期発見と早期治療に役立てています。一般的な問診票を長々と書いてもらうより、マークシートで疑いのある対象者を判別して、詳しく検査することで治療が必要な人に素早く対応できます。

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