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マークシート導入で業務効率化のススメ » 目的別!マークシート導入事例

目的別!マークシート導入事例

受験者の人生に影響する「採点ミス」

2018年8月8日、山形県の公立高校・県立中学の入試において計1,202件の採点ミスが発覚した事件はまだ記憶に新しいでしょう。採点ミスにより入試の得点に影響があった受験者は1,140人。中には、合格ラインに達していたにもかかわらず、採点ミスによって不合格とされていた受験者もいました。採点ミスに関係していた教職員は1,037人には、減給や厳重注意などの処分が言いわたされています。

採点ミスを防ぐには?

今回処分された山形県の教職員に限らず、採点ミスはどの学校にも起こりうる課題です。目視だけで採点ミスを減らすのには限界がありますし、ダブルチェックの体制を設けるにしても、単純に考えて採点にかかる時間が2倍になるため、現実的とは言えません。

採点ミスは受験者の今後の人生に大きな影響を及ぼす問題です。また、採点ミスがあれば学校の評判が下がり、受験志願者の減少にもつながるため、教職員はこの課題と向き合う必要があります。

ここでは、採点・集計のミスを減らしつつ作業を効率化する方法の1つとして、「マークシート」を導入した学校の事例をご紹介します。

時間がいくらあっても足りない教職員の仕事

教職員のインタビュー記事やブログをもとに、教職員の仕事にかかる時間の目安をまとめてみました。

課外活動・部活動の顧問 30分~
学校の拘束時(授業含む) 6時間前後
テスト作成 1教科あたり3時間
テスト採点・集計 1クラスあたり2時間
そのほか授業の準備 1講義あたり1時間

上記にくわえ、生徒たちとの触れ合いやフィードバック、親御さんへの報告、ほか教職員とのやり取り、生徒一人ひとりの成績管理など、教職員の仕事は尽きません。表は1クラスあたりの時間を記載していますが、担当している学年・クラスの数だけ時間はかかります。6クラス担当しているなら、テスト採点・集計だけで12時間かかってしまうでしょう。文部科学省が発表しているデータ(2011~2015年)によると、精神疾患による病気休職者の数は年間約5000人。ただならぬ忙しさが、教職員の精神と体を削っていることがわかります。

マークシート会社を利用したことでテスト採点の効率がアップした事例

小テスト採点・集計の手間が軽減

Aさんの務める大学では小テストが頻繁に行われています。特にAさんが担当している教科では400人もの学生が集まることが珍しくないため、問題用紙や解答用紙の準備などで非常に時間を取られていました。そこで知り合いから紹介されたスキャネットを導入したところ、迅速に解答用紙が用意され、スキャナのおかげで採点や集計を簡単に行えるようになりました。毎回解答用紙を作成していたころから比べれば、はるかに手間が軽減しています。

解答用紙を使用していたときは修正等で学生に返したりするたびに管理が強いられ大変でしたが、マークシートの利用により見える化が進み、学生の管理もしやすくなったのです。スキャネットはスキャナでの採点や集計が可能です。機械導入費が安く済むうえ、汎用シートも豊富なので、低コストで導入できます。マークシートを導入したいけれど、何から始めたらいいのか分からない…そんな初心者にはスキャネットがおすすめです。

その他・テスト採点におけるマークシート導入事例リスト

テスト採点

すっかりお馴染みとなっている、マークシート方式のテスト。

近年では、大学の定期テストなども、マークシート方式で行われることも珍しくありません。そのため、学校や予備校、塾などでテスト用に導入されることがほとんど。

解答記述方式からマークシートのテストに切り替える学校も、増えているようです。

大学の導入事例

大学にマークシートを導入すると、期末試験や小テスとの採点にかかる時間を削減できます。採点の正確性も確保でき、教員の負担も減らせるでしょう。正答率の高い問題や低い問題もすぐに把握できるので、試験結果を授業に活かせるのもポイントです。

高校の導入事例

高校にマークシートを導入するメリットに、採点ミスを防げる点が挙げられます。2018年、高校入試に採点ミスが発生し、合格だった受験生が不合格になるという致命的な問題が起こりました。対策として、マークシートの導入を決めています。マークシートが採点ミスの防止につながる良い事例だといえるでしょう。

中学校の導入事例

中学校の運営は、教師や生徒だけでなく保護者も交えた全体の意見が重要視されます。そのため、アンケートの集計結果のミスが問題となることも。それを防ぐには、マークシートの利用がおすすめです。

小学校の導入事例

小学校にマークシートを導入した場合、ほぼすべての教科を受け持つ先生の負担を減らせます。集計結果をすぐに確認できるので、時間をかけずにテストの結果を発表することも可能です。小学生はマークの記入が不慣れなので、取り入れることで慣れさせることもできます。

塾の導入事例

マークシートを導入する塾が年々増えています。塾のテストに取り入れた場合、生徒をマークシート式のテストに慣れさせることが可能です。慣れておくと回答ミスが防げるので、志望校の合格に一歩近づけるでしょう。採点や集計を外部に委託すると、業務効率化が図れるのもメリットです。

番外編・テスト以外の作業効率を上げたマークシート事例

事例1 アンケートを取ることで顧客満足度が客観的にわかる

Bさんが経営している会社では、家庭へ人材を派遣する家事代行を行っています。個人の家庭とのやり取りになるため、顧客の満足度がとても重要なポイントとなります。そこでAltPaper(アルトペーパー)のシステムを利用して顧客アンケートを取ることに決めました。細かな分析ができた結果、直接は言ってくれない要望がわかり、集計も早く済ませられました。

事例2 マークシートシステムで社内試験を実施

Cさんの経営している法人では社員のレベルアップのため、社内試験を定期的に行っています。しかし、支社を合わせて1000人以上いる社員を全員管理し、採点・集計していくのは大変骨が折れます。今までは各社でグループを作り管理を任せていましたが、情勢の変化に伴い改善してほしいと要望がありました。そこで思い立ったのがマークシートの導入です。教育ソフトウェアの名前は前から知っていたので、そちらに頼むことにしました。導入したところ、マークシートで管理することによって、採点や数値化、集計が簡単に行えるようになりました。ただ、マークシートだと簡単に得点が取れてしまう可能性があることが分かったので、オーダーメイドで独自の記述欄があるタイプも作ってもらうつもりだそうです。

業務の効率化で「創造性のある仕事」に専念できる

マークシートは読み取りや集計を容易に行えるので、各種申込書の処理やアンケート、採点、受注の処理などのような手作業の時間を減らせます。

今求められている社員のコアな仕事は、商品開発や販売の展開などを企画立案することであり、作業ではありません。社員一人ひとりが社長となり、会社を運営していかなければならない時代です。

マークシートの導入は単なる作業となるような仕事をシステム化するのにうってつけ。効率がアップするため、本来の仕事や新しい仕事に社員を集中させられるのです。

日報や経費精算などもマークシートで簡単に行えるようになります。本事業とは関係のないこともすべて自動化することで、報告もれや精算ミスなどのよけいな業務を発生させずに済むので、手間が省かれ、社員が一番大事な仕事に力を注げるようになるでしょう。

求められる社員の質を上げるためにもシステム化は必須

近年の少子高齢化により、働き手は少なくなってきています。効率のいい仕事をすることが社員に求められている時代です。社員の本当の力を引き出すには、単なる入力など手作業に頼るような会社の業務を減らすことが第一と言えるでしょう。

新規事業の立ち上げ、トラブルへの対応、協力会社との交渉、顧客への営業など……。システム化できない業務こそが社員の本来の仕事であり、その手腕が問われるところです。社員の質を高められれば、これらのシステム化できない業務が適切に行われ、会社の業績も上がっていきます。

メーカーの場合、取引先の受注確認業務もすべて自動化できるので、社員は次の新規取引先の開拓に動けるようになります。学校の場合はマークシート導入で採点業務の手間が軽減され、生徒との触れあいや行事に力を入られるようになるでしょう。

勤怠データをマークシートで自動化できれば、給与計算も容易になりマネージャー職や経理部門がかなり助かることになります。

品質不良などのトラブルが続いている場合、どこかで無理をしている部署があるのかもしれません。自動化して滞りがちな業務もスムーズにし、品質不良といった重大なミスを社員に起こさせないようにしましょう。

残業を少しでも減らすためにもシステム化を!

報告書1枚を作成するのに1日を費やすような社員は、残業も多くなりがちです。働き方が見直されている今、残業をさせるのは世間一般的にも良いとはみなされません。

マークシートを導入してシステム化し、少しでも報告書が作成しやすいようになれば、残業を減らせるでしょう。

どこからでも、いつでも報告書を提出できるので便利です。外での業務を終えた社員が会社に帰らずそのまま帰宅でき、移動時間によるロスを軽減できます。

残業を減らし、社員の負担も減らして休息を十分に取らせ、なおかつ社員の本来の仕事に集中させるのに、マークシートによるシステム化は欠かせません

番外編・テスト以外のマークシート活用事例リスト

出席管理

大学時代、いわゆる「代返」を使って授業をサボってしまったという方はいませんか?IT化が進んだ現在では、ICカードを用いた出席管理システムが導入されるようになりました。

しかし、ICカードは複雑すぎて使いづらいというデメリットもあります。そこで注目されているのが、ほかならぬマークシート方式での出席管理なのです。

企業の業務効率化

企業にマークシートを導入すると、業務の効率化につながります。顧客アンケートでは集計にかかる時間を短縮でき、計算ミスも防げるのです。

空いた時間を売り込みにかけられるので、売り上げアップも見込めるでしょう。受発注業務の注文書や従業員の満足度調査も利用できます。

顧客満足度調査

顧客満足度調査にマークシートを導入すると、集計が早く済むというメリットがあります。

はい・いいえの2択だけでなく記述もでき、顧客自身の言葉による回答が得られるのもポイント。分析もしやすいので、事後処理や分析資料として利用できるでしょう。

個人情報管理では、情報を正しく記入されているかチェックする必要があります。

マークシートを導入することで、手作業で確認する時間がなくなり作業時間を短縮可能です。マークシートによってはデジタル数字にも対応しており、個人情報管理の合理化に役立つでしょう。

個人情報管理

個人情報管理では、情報を正しく記入されているかチェックする必要があります。

マークシートを導入することで、手作業で確認する時間がなくなり作業時間を短縮可能です。

マークシートによってはデジタル数字にも対応しており、個人情報管理の合理化に役立つでしょう。

アンケート集計

大学での授業評価アンケート、保護者への学校評価アンケート、企業イベントでのアンケートなど、さまざまなところで導入されています。

マークシートなら、回答者からの「サービス」や「製品」に関する、使用感・評価・満足または不満な点といった声を、改善や改良に役立てていく作業がより効率的に。

ストレスチェック

ストレスチェックとは、厚生労働省が2015年12月から義務化した制度です。

ストレスに関する質問票を配布・回答させた上で、集計・分析し、自分がどのような状態にあるかをチェックするもので、正社員50人以上の事業所では、年に1回、必ず実施しなければなりません。

マークシートなら実施や集計が簡単にできると、さまざまな企業で導入されています。

病院業務

教育現場でいち早く取り入れられているマークシートですが、病院での活用はまだ始まったばかりです。

マークシートを導入することのメリットとしては、医師・看護師の雑務の緩和、患者側が質問に答えやすくなること、患者からの評価を受け取りやすくなることなどがあげられます。

デメリットはトラブル対応やエラー対応が必須であることです。導入事例についてもあわせてご紹介しています。

官公庁の資格試験

官公庁や各種団体では、一般企業では扱わないような機密性の高い情報を扱っています。例えば、資格検定試験などの情報管理は簡単にアウトソーシングできるものではありません。

限られた人数・時間で行う手作業の集計は、ミスや労働環境の悪化につながります。

官公庁での機密性の高い情報を、効率的に管理する方法としてマークシートを導入することが挙げられます。ここでは、官公庁でマークシートを導入するメリットや事例を確認していきます。

検定試験

自動車やオートバイなどの運転免許を取得する際の学科試験などで、以前から導入されています。近年その幅は広がっており、各種の検定試験に活用できると、財団法人や社団法人から注目されているのだとか。コスト削減につながると評判です。

マークシート導入で選挙や研究も効率アップ

マークシートで役員選挙の集計が簡単に行える

主に3月~4月にかけ、PTA役員や会社役員などを決める機会があります。候補者が多くなってくると集計に手間がかかり、仕事や生活に支障が出てしまいます。

そういったときに便利なのがマークシートです。選挙者氏名の横にあるマーク欄を投票者に塗りつぶしてもらうだけで、簡単に集計できます。

マークシート会社の中には投票者に対する発送から集計まで、一手に引き受けてくれるところもあるので非常に便利です。

マークシートを導入すれば健康に関する研究にとても役立つ

研究を進めていくうえで、あらゆるデータの集計が必要です。そんなとき、マークシートを有効活用できます。

例えば、食物摂取頻度を調査する場合、マークシートを使って個人の1日の消費エネルギーや摂取エネルギーを比較できます。健康に関する研究に大きく貢献できるでしょう。

マークシートが安くて導入しやすい会社ベスト3
スキャネット 最安15,000円 公式HPへ
AltPaper 約80,000円 公式HPへ
教育ソフトウェア 約100,000円 公式HPへ

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1スキャネット

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スキャナさえあれば専用用紙購入だけでOK

費用
最安15,000円

2AltPaper

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選択肢・設問数により料金が決定

費用
約80,000円

1教育ソフトウェア

教育ソフトウェア_キャプチャ画像

専用用紙をOMRで読み取るアウトソーシングサービス

費用
約100,000円
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